什么是干净的办公桌政策?

清洁政策 (CDP) 是一项公司指令,要求员工在工作结束时从办公桌上清除任何敏感信息。

这意味着所有的机密文件、合同、信件、会议笔记等都应该从桌子上拿走,并保存在锁上的橱柜中。CDP措施在组织中防止任何安全漏洞。

为什么要把干净的桌子政策到位?

帮助保护你的公司,你的客户和你的声誉。

大多数商业项目都需要保密,办公室里的每个人都处理包含重要和经常的文档 机密信息. 这意味着你办公室里的每个人都必须保护未经授权访问的文件和数据, 内部地 和来自外部的。保持干净的办公桌政策会降低这种风险。

鼓励你的员工更好的组织和生产力,为你的客户提供心灵的平静。

当每个人的桌子都干净的时候,公司的所有区域都是 没有纸张和杂物, 你的办公室空间看起来很有吸引力,很专业,很有效率。员工在一个有组织的环境中感觉更有控制,你的客户肯定会给你的公司留下好印象。

如何实施干净的办公桌政策:

把它写下来。

你会想要与所有员工沟通如何遵循政策,以及为什么它很重要。此外,您还需要指定是否有什么后果 不遵守 政策——特别是如果你的组织使用高度敏感的信息。

从高层开始。

你的政策必须认真对待,尤其是在你的高级管理方面。如果经理不遵守政策,那么你的其他员工为什么应该这么做呢?所以,一定要从你的高级经理那里得到协议,并向每个人提倡政策。

在你的电子邮件签名中添加一个提醒。

如果您的组织使用了标准化的电子邮件签名,那么在每个签名的末尾也包括这个提醒,请考虑环境,然后打印此邮件。这不仅会减少纸张的使用、浪费和杂乱,还会减少费用,并帮助保护重要的信息不进入错误的手中。

提供可锁定存储。

如果你的员工没有时间暂时储存他们的敏感文件,你就不能在工作中有一个干净的办公桌政策。考虑购买适合于他们办公桌下的员工的小型、可锁的存储盒。

鼓励电子和纸质文件。

我们都知道每个办公室都有很多不必要的印刷。如果你的员工使用更多的电子文档,每个人都会保持一个干净的办公桌,而且会有更少的纸张杂乱。

进行备份

如果你阻止员工使用纸质文件,确保你的组织有一个可靠的备份系统和常规。你会想要确保每个人的文件都是安全的,以防权力下降或员工的硬盘崩溃。

创建清洁桌面策略的步骤。

为了促进干净的办公桌政策,我们建议你教3个“P”的办公室组织,并跟随他们自己设置最好的例子:

早上先计划一下。

把你需要的东西放在你的办公桌上。每天开始做几分钟的计划,这样你就可以组织你需要的文件来完成直接的工作。文件所有其他文件夹和文件。

当你离开办公桌时,保护信息。

你显然必须离开你的办公桌去参加会议或休息。但无论何时,只要快速检查一下你的办公桌上是否有敏感的信息,然后把它放在文件夹或桌面上。为了额外的安全,确保在你的电脑的密码保护屏幕保护程序上切换。

在一天结束的时候捡起。

当你晚上离开办公桌时,不要把文件留在上面。为了维护客户和员工信息的安全性,必要时必须归档或锁定文件。如果你在离开前每天都养成了清理桌面的习惯,你就会享受到早上的第一件事——清洁办公室带来的额外的生产力效益。

如何执行你的清洁办公桌政策:

在适当的区域显示提醒。

你可以警示牌在办公室的重点区域,或创建和使用办公桌,提醒每个员工遵守政策。对于员工来说,在一天结束的时候清理他们的桌面尤其重要。

指定一个或多个员工来监督办公室区域。

如果你在工作中不执行它,你的干净的办公桌政策是无用的。根据你的工作场所的大小,你会想要一个来自每个部门的经理,或者你的工作或办公室经理在一天结束的时候检查每个人的办公桌。他们应该做一个快速的审计,以确保你的员工遵循你的新政策——没有报纸、笔记,

后其或其他包含敏感信息的文件应留在办公桌上。一旦每个人都进入了常规,你可以根据你的业务类型和你所处理的信息类型来进行随机和日常检查。

保持警惕,保持跟踪。

对于那些不遵循政策、创建和使用办公桌帐篷或门衣架的员工,提醒他们把敏感的文件放在他们的办公桌上。如果任何员工不符合三倍以上,应该有记录的后果,这取决于你的决定。

奖励干净的办公桌员工

你可以每月在小组会议上给每个员工100%的清洁记录。或者考虑感谢你的员工为每个人提供办公室午餐的政策。你甚至可以根据部门团队来创建一场比赛,看看哪个部门最好坚持这项政策,并为获胜的团队提供奖项。这是一个很好的想法,当你第一次开始的时候,你的新干净的办公桌政策。

你可以每月做一次,通过给每个员工一个100%的干净的办公桌,关于碎碎平安文档销毁

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在不安全的垃圾容器中错误地处理敏感文件是很重要的。确保保护敏感信息的最安全、最环保的方法是将所有不需要的文件放置在安全的安全文件中 碎碎平安文件收纳柜 在你离开之前.